Αυτοί είναι οι κανόνες της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

181

Τα email πάνε και έρχονται πιο γρήγορα και από τα περιστέρια πια. Κάθε φορά που χτυπάει ο ήχος ότι κάτι νέο ήρθε, το βλέμμα κατεβαίνει λέγοντας «και άλλο»; Δουλειά, διαφημίσεις, ανέκδοτα φίλων, υπενθυμίσεις...

Πως όμως διαχειριζόμαστε όλη αυτή την αλληλογραφία; Πως συνεργάζεσαι με κάποιον που δεν έχεις μιλήσει ποτέ ή γνωριστεί και ανταλλάσσεται μόνο email; Διάβασε παρακάτω 7 βασικούς κανόνες για να έχεις υπό έλεγχο την ηλεκτρονική σου αλληλογραφία & όχι αυτή εσένα!

Της Τόνιας Τσιρογιάννη*

  1. Απάντησε γρήγορα & σύντομα. Μην επιλέγεις σε ποιον θα απαντήσεις σύντομα και σε ποιον όχι. Μια γρήγορη ανταπόκριση δημιουργεί προϋποθέσεις θετικής επικοινωνίας. Οι απαντήσεις μπορεί να είναι σύντομες, π.χ «το έλαβα», «θα το δω μέχρι αύριο».Εάν δεν έχεις εξηγήσει τι σημαίνει η σιωπή, τότε αυτή μπορεί να μεταφραστεί «Πνίγομαι και δεν ξέρω πότε ή εάν θα μπορέσω να ασχοληθώ, έτσι εάν χρειάζεσαι κάτι  θα πρέπει να περιμένεις στη σειρά και μπορεί να μη σε συμπαθώ, άρα να μην απαντήσω ποτέ».
  2. Ξεκαθάριζε τα εισερχόμενα σου συνέχεια. Πόσες φορές έχει τύχει να κοιτάζεις τα εισερχόμενα και να μη ξέρεις σε ποιο να απαντήσεις; Ή ακόμα και να ξαναδιαβάζεις κάποια που ήδη τα έχεις διαβάσει; Όταν έρχεται ένα μήνυμα έχεις συγκεκριμένες δυνατότητες: α. Το διαβάζεις & δρας αργότερα. β. Το διαβάζεις & απαντάς αμέσως, γ. το διαβάζεις αργότερα, δ. το διαβάζεις & καταλαβαίνεις ότι δεν χρειάζεται να το διαβάσεις όλο. Διάλεξε να απαντήσεις αμέσως ή μη το διαβάσεις ολόκληρο. Εάν δεν κάνεις τίποτα, ενώ το έχεις διαβάσει και καταλάβει τι πρέπει να κάνεις, δυστυχώς θα πρέπει αργότερα να το ξαναδιαβάσεις, το οποίο είναι χάσιμο χρόνου 100%. Ακολουθώντας αυτόν τον κανόνα τα εισερχόμενα σου γίνονται μια λίστα αυτών που έχεις να κάνεις.
  3. Κάθε λέξη μετράει & δεν χρειάζεται άχρηστη πληροφορία. Εάν πρέπει να περιγράψεις ένα πρόβλημα, όρισε το ξεκάθαρα. Απαιτεί βέβαια περισσότερο χρόνο να το συντάξεις. Απέφυγε πράγματα που ούτως η άλλως ο παραλήπτης θα τα προσπεράσει. Τα περισσότερα email είναι γεμάτα πληροφορίες που οι άνθρωποι μπορούν να προσπεράσουν.
  4. Ξεκίνα από το πιο πρόσφατο στο πιο παλιό.
  5. Όταν κάνεις κρυφή κοινοποίηση, αναρωτήσου γιατί. Εάν ο σκοπός είναι να κρύψεις κάτι τότε σκέψου εάν αυτή είναι η κουλτούρα που θες να δημιουργήσεις στη δουλειά σου. Εάν κάποιος δεν χρειάζεται να συμμετέχει στη συνομιλία, απλά μη στείλεις τίποτα.
  6. Μη φωνάζεις, είναι εύκολο, καλύτερα όμως προσωπικά, παρά γραπτά.
  7. Όταν στέλνεις κάτι τι οποίο πρέπει να γίνει από κάποιον άλλο, να ολοκληρωθεί, προώθησε το email και στον εαυτό «cc»σου, χαρακτήρισε το π.χ ως  follow up, ώστε να επανέλθεις αργότερα να δεις εάν ολοκληρώθηκε. ; Έτσι δεν αγχώνεσαι, εάν ξέχασες κάτι.

*Management Consultant
Personal & Business Coach
http://stellarlight.gr