Κανόνες ηλεκτρονικής αλληλογραφίας: Γιατί κάθε λέξη μετράει...

165

Τα email πάνε και έρχονται πιο γρήγορα και από τα περιστέρια πια. Κάθε φορά που χτυπάει ο ήχος ότι κάτι νέο ήρθε, το βλέμμα κατεβαίνει λέγοντας «και άλλο»;

Δουλειά, διαφημίσεις, ανέκδοτα φίλων...... Πως όμως διαχειριζόμαστε όλη αυτή την αλληλογραφία;

Της Τόνιας Τσιρογιάννη*

  1. Απάντησε γρήγορα και σύντομα. Μην επιλέγεις σε ποιον θα απαντήσεις σύντομα και σε ποιον όχι. Μια γρήγορη ανταπόκριση δημιουργεί προϋποθέσεις θετικής επικοινωνίας. Οι απαντήσεις μπορεί να είναι σύντομες, π.χ «το έλαβα», «θα το δω μέχρι αύριο». Εάν δεν έχεις εξηγήσει τι σημαίνει η σιωπή, τότε αυτή μπορεί να μεταφραστεί «Πνίγομαι και δεν ξέρω πότε ή εάν θα μπορέσω να ασχοληθώ, έτσι εάν χρειάζεσαι κάτι  θα πρέπει να περιμένεις στη σειρά και μπορεί να μη σε συμπαθώ, άρα να μην απαντήσω ποτέ».
  2. Ξεκαθάριζε τα εισερχόμενα σου συνέχεια. Πόσες φορές έχει τύχει να κοιτάζεις τα εισερχόμενα και να μη ξέρεις σε ποιο να απαντήσεις; Ή ακόμα και να ξαναδιαβάζεις κάποια που ήδη τα έχεις διαβάσει; Όταν έρχεται ένα μήνυμα έχεις συγκεκριμένες δυνατότητες: α. Το διαβάζεις και δρας αργότερα. β. το διαβάζεις και απαντάς αμέσως, γ. το διαβάζεις αργότερα, δ. το διαβάζεις και καταλαβαίνεις ότι δεν χρειάζεται να το διαβάσεις όλο. Διάλεξε να απαντήσεις αμέσως ή μη το διαβάσεις ολόκληρο. Εάν δεν κάνεις τίποτα, ενώ το έχεις διαβάσει και καταλάβει τι πρέπει να κάνεις, δυστυχώς θα πρέπει αργότερα να το ξαναδιαβάσεις, το οποίο είναι χάσιμο χρόνου 100%. Ακολουθώντας αυτόν τον κανόνα τα εισερχόμενά σου γίνονται μια λίστα αυτών που έχεις να κάνεις.
  3. Κάθε λέξη μετράει και δεν χρειάζεται άχρηστη πληροφορία. Εάν πρέπει να περιγράψεις ένα πρόβλημα, όρισε το ξεκάθαρα. Απαιτεί βέβαια περισσότερο χρόνο να το συντάξεις. Απέφυγε πράγματα που ούτως η άλλως ο παραλήπτης θα τα προσπεράσει. Τα περισσότερα emails είναι γεμάτα πληροφορίες που οι άνθρωποι μπορούν να προσπεράσουν.
  4. Ξεκίνα από το πιο πρόσφατο στο πιο παλιό.
  5. Όταν κάνεις κρυφή κοινοποίηση, αναρωτήσου γιατί. Εάν κάποιος δεν χρειάζεται να συμμετέχει στη συνομιλία, απλά μη στείλεις τίποτα.

    *Management Consultant
    Personal & Business Coach
    http://stellarlight.gr